Surveys - pełna instrukcja ankiet zespołowych od utworzenia do wyników

Surveys służy do zbierania uporządkowanych odpowiedzi od zespołu. Możesz przygotować ankietę z pytaniami jednokrotnego wyboru, wielokrotnego wyboru i pytaniami tekstowymi, przypisać ją do zespołu, wybrać uczestników, zebrać głosy oraz przeanalizować wyniki w jednym widoku.

1. Lista ankiet

Moduł otwierasz z widoku listy ankiet. Każda karta pokazuje tytuł, status, zespół, autora, liczbę zaproszonych osób i liczbę oddanych głosów. Dzięki temu od razu widać, czy ankieta jest aktywna, zakończona, anonimowa oraz czy uczestnicy już odpowiedzieli.

• Głosuj otwiera formularz odpowiedzi dla zalogowanego uczestnika.
• Wyniki prowadzącego przenoszą do raportu ankiety.
• Edytuj pozwala poprawić metadane i strukturę ankiety, jeżeli reguły dostępu na to pozwalają.
• Usuń kasuje ankietę utworzoną przez właściciela.
• Kopiuj link pozwala przekazać główny link ankiety zespołowi.

2. Utworzenie ankiety

Nową ankietę tworzysz przyciskiem Nowa ankieta. Formularz prowadzi przez tytuł, opis, harmonogram, anonimowość, zespół, uczestników oraz listę pytań.

• Tytuł powinien jasno mówić, czego dotyczy ankieta, np. ocena sprintu albo wybór priorytetów.
• Opis wyjaśnia kontekst i zasady głosowania.
• Start i koniec określają okno głosowania. W planie Free system ustawia krótki zakres automatycznie, a plan PRO pozwala dobrać terminy ręcznie.
• Anonimowość decyduje, czy prowadzący zobaczy osoby przy odpowiedziach. Wyniki ankiety anonimowej nie pokazują autorów.
• Zespół ogranicza listę dostępnych uczestników do osób z wybranego zespołu.
• Uczestnicy to osoby, które mogą odpowiedzieć. W planie PRO dostępne są wygodne filtry ról i zaznaczanie większych grup.

3. Typy pytań

W jednej ankiecie możesz łączyć różne typy pytań:

• Pojedynczy wybór - uczestnik wybiera jedną odpowiedź. Dobre do decyzji, oceny i priorytetu.
• Wielokrotny wybór - uczestnik może zaznaczyć kilka odpowiedzi. Dobre do zbierania obszarów problemowych albo potrzeb zespołu.
• Tekstowe - uczestnik wpisuje własną odpowiedź. Dobre do komentarzy, ryzyk i otwartych wniosków.

Opcje odpowiedzi możesz dopisywać dynamicznie. Pytania można usuwać i porządkować w trakcie przygotowania formularza. Dla użytkowników Free obowiązuje limit liczby pytań, natomiast PRO daje większą swobodę konfiguracji.

4. Pytania warunkowe

Pytania warunkowe pomagają skrócić ankietę i prowadzić uczestnika tylko przez te tematy, które go dotyczą. Najlepiej sprawdzają się wtedy, gdy pierwsze pytanie jest ogólne, a kolejne doprecyzowuje wybraną odpowiedź.

Składnia warunku to @NumerPytania#NumerOpcji$ na początku treści pytania. Przykład @1#3$ oznacza: pokaż to pytanie po wyborze trzeciej odpowiedzi w pytaniu pierwszym.

W praktyce układaj ankietę od ogółu do szczegółu: najpierw wybór obszaru, narzędzia, zespołu albo problemu, a dopiero potem pytanie dodatkowe. Warunek powinien odnosić się do wcześniejszego pytania z opcjami, żeby formularz był przewidywalny dla uczestnika.

5. Publikacja i zaproszenia

Po kliknięciu Utwórz ankietę system zapisuje ankietę, generuje publiczny token i tworzy indywidualne tokeny dostępu dla uczestników. Prowadzący otrzymuje główny link, który może skopiować. W planie PRO można wysłać zaproszenia e-mail bezpośrednio z aplikacji oraz później wysłać przypomnienia do osób, które jeszcze nie zagłosowały.

Uczestnik po wejściu w link musi być zalogowany i znajdować się na liście zaproszonych. System wiąże dostęp z adresem e-mail, co ogranicza przypadkowe przekazywanie linków poza zespół.

6. Głosowanie

Formularz głosowania pokazuje pytania w kolejności ustawionej przez prowadzącego. Uczestnik odpowiada na wszystkie widoczne pytania, a system waliduje wymagane odpowiedzi i zapisuje głos tylko raz. Po oddaniu głosu karta ankiety pokazuje aktualizację frekwencji.

Jeżeli ankieta została zamknięta, jeszcze się nie rozpoczęła albo jej termin minął, formularz nie pozwoli na oddanie odpowiedzi i pokaże odpowiedni komunikat.

7. Edycja, blokowanie i zamykanie

Właściciel może edytować ankietę. Gdy ankieta nie ma jeszcze głosów, można bezpiecznie poprawić strukturę pytań i listę uczestników. Jeżeli pojawiły się odpowiedzi, edycja struktury jest ograniczana, aby nie uszkodzić raportu. Status ankiety można przełączać między aktywną i zamkniętą, a w planie PRO dostępne jest ręczne zamykanie i ponowne otwieranie według potrzeb procesu.

8. Wyniki i raport

Widok wyników jest dostępny dla autora ankiety. Na górze widzisz frekwencję, np. ile osób z zaproszonych już odpowiedziało. W ankiecie jawnej dostępna jest lista uczestników i status głosu. W ankiecie anonimowej aplikacja ukrywa dane osób przy odpowiedziach.

• Pytania jednokrotnego i wielokrotnego wyboru pokazują liczbę głosów oraz procenty.
• Pytania tekstowe pokazują wpisane komentarze, a w ankiecie jawnej także autora odpowiedzi.
• Przycisk Przypomnij w planie PRO wysyła przypomnienia do osób bez głosu i zwraca listę linków awaryjnych.
• Wyniki można wykorzystać jako podsumowanie spotkania, wejście do retro albo materiał do decyzji zespołowej.

9. Gotowy przykład pierwszej ankiety

Jeżeli chcesz zacząć szybko, przygotuj krótką ankietę health check z pięcioma pytaniami:

1. Jak oceniasz jasność celu obecnego sprintu?
2. Co najbardziej blokuje naszą pracę?
3. Jak oceniasz współpracę w zespole w tym tygodniu?
4. Który obszar wymaga natychmiastowej poprawy?
5. Co powinniśmy dopisać jako kontekst dla retro?

Taką ankietę da się przygotować w kilka minut, a wynik może od razu stać się wejściem do RetroBoard albo Top 1-2-3.

10. Rekomendowany przebieg

1. Nazwij ankietę konkretnie i dopisz krótki opis celu.
2. Wybierz zespół oraz osoby, które realnie powinny odpowiedzieć.
3. Ustal anonimowość przed publikacją, bo wpływa na zaufanie do odpowiedzi.
4. Dodaj pytania zamknięte do decyzji i jedno pytanie tekstowe na kontekst.
5. Sprawdź formularz, wyślij link lub e-maile, a po czasie wyślij przypomnienie.
6. Po zakończeniu omów raport i zamknij ankietę.