TimeBox - pełna instrukcja wyboru wolnego terminu spotkania

TimeBox w RetroApp Suite służy do znalezienia wspólnego wolnego terminu spotkania. Organizator definiuje zakres dni, godziny i czas trwania spotkania, zaprasza uczestników, a każdy zaznacza na siatce przedziały, które mu pasują. System agreguje odpowiedzi w heatmapę i pomaga wybrać najlepszy slot.

1. Do czego służy TimeBox

TimeBox rozwiązuje problem ręcznego ustalania terminów. Zamiast pytać każdego uczestnika osobno, organizator tworzy planowanie, a zespół zaznacza dostępność w jednym miejscu. Wyniki pokazują, które półgodzinne sloty pasują największej liczbie osób.

• ustalenie terminu refinementu, review, retro albo warsztatu,
• wybór godziny spotkania dla zespołu hybrydowego lub rozproszonego,
• zebranie dostępności bez wymiany wielu wiadomości,
• znalezienie najlepszego slotu dla największej liczby osób,
• zamknięcie planowania po podjęciu decyzji.

2. Lista planowań

Na liście widać karty spotkań. Każda karta pokazuje zespół, status, tytuł, czas trwania, zakres dat, liczbę odpowiedzi i akcje. Organizator może skopiować link, przejść do wyników, zamknąć albo wznowić planowanie oraz usunąć rekord. Uczestnik widzi przycisk do wyboru dostępności albo informację, że odpowiedź została już wysłana.

• Aktywne oznacza, że uczestnicy mogą jeszcze zaznaczać lub zmieniać dostępność.
• Ustalone oznacza, że termin został wybrany albo planowanie zostało zamknięte.
• Odpowiedzi pokazują ilu uczestników już wypełniło siatkę.
• Wyniki otwierają heatmapę dostępności.

3. Utworzenie planowania

Nowe planowanie tworzysz przyciskiem Nowe Spotkanie. Kreator jest podzielony na dwie części: co i kiedy oraz kto ma być zaproszony.

• Tytuł spotkania powinien jasno mówić, czego dotyczy planowanie.
• Opis lub agenda wyjaśnia cel spotkania uczestnikom.
• Czas trwania określa jak długi slot ma zostać znaleziony, np. 30, 60 albo 90 minut.
• Miejsce pozwala dopisać Google Meet, salę lub inny kanał spotkania.
• Okno poszukiwań wskazuje od którego do którego dnia system ma zbierać dostępność.
• Najwcześniej o i najpóźniej do zawężają siatkę do godzin, w których spotkanie ma sens.

4. Zespół i uczestnicy

Planowanie przypisujesz do własnego zespołu. Lista uczestników pochodzi z członków zespołu. W planie PRO organizator może wybierać konkretne osoby, korzystać z filtrów ról i wysłać zaproszenia e-mail. W planie Free wybór jest ograniczony i zazwyczaj obejmuje cały zespół, a link trzeba przekazać ręcznie.

Każdy uczestnik dostaje dostęp do siatki tylko wtedy, gdy jest na liście zaproszonych i jest zalogowany na właściwe konto. Prywatne tokeny uczestników są wiązane z użytkownikiem albo adresem e-mail.

5. Link do planowania

Po utworzeniu spotkania organizator może skopiować link z listy planowań. Link prowadzi uczestników do formularza dostępności. W planie PRO system może wysłać zaproszenia e-mail automatycznie, z przyciskiem prowadzącym bezpośrednio do wyboru terminu.

Najlepsza praktyka: w wiadomości do zespołu dopisz do kiedy trzeba wypełnić dostępność. TimeBox pokaże najlepszy slot dopiero wtedy, gdy uczestnicy realnie uzupełnią siatkę.

6. Zaznaczanie dostępności przez uczestnika

Uczestnik nie wybiera jednego terminu. Zaznacza wszystkie przedziały, w których może uczestniczyć w spotkaniu. Siatka działa na blokach 30-minutowych i pokazuje dni oraz godziny zdefiniowane przez organizatora.

• Białe pola oznaczają brak zaznaczonej dostępności.
• Zielone pola oznaczają sloty, które uczestnik może wybrać.
• Przycisk Zapisz dostępność wysyła aktualną siatkę.
• Uczestnik może wrócić i zmienić odpowiedź, dopóki planowanie jest aktywne.
• Można zapisać także pustą odpowiedź, ale aplikacja prosi wtedy o świadome potwierdzenie.

7. Analiza wyników

Organizator otwiera wyniki z listy planowań. Widok pokazuje tytuł spotkania, czas trwania, liczbę odpowiedzi i listę uczestników. Najważniejsza część to heatmapa dostępności: im ciemniejszy zielony kolor, tym więcej osób może uczestniczyć w danym slocie.

• 0 oznacza brak dostępnych osób w danym slocie.
• Jasna zieleń oznacza małe pokrycie dostępności.
• Średnia zieleń oznacza częściowe pokrycie.
• Najciemniejsza zieleń wskazuje najlepsze sloty.
• Liczba w polu pokazuje, ilu uczestników zadeklarowało dostępność w danym czasie.

8. Zatwierdzenie terminu

Organizator klika najlepszy zielony slot na heatmapie. Aplikacja pokazuje modal potwierdzenia z datą, godziną rozpoczęcia, godziną zakończenia i liczbą osób, którym termin pasuje. Po zatwierdzeniu spotkanie otrzymuje status ustalonego, a wybrany zakres czasu zostaje zapisany w rekordzie spotkania.

Jeżeli żaden slot nie pasuje wszystkim, wybierz najciemniejsze pole i podejmij decyzję na podstawie frekwencji. Warto wtedy dopisać w komunikacji, komu termin nie pasuje i czy potrzebna jest alternatywa.

9. Zamykanie, wznawianie i usuwanie

Organizator może zamknąć planowanie, aby uczestnicy nie zmieniali już odpowiedzi. W planie PRO planowanie można także wznowić, jeżeli zespół potrzebuje aktualizacji dostępności. Usunięcie planowania kasuje rekord spotkania, uczestników i zapisane sloty dostępności.

Plan Free ma ograniczenie do jednego aktywnego planowania. Aby utworzyć kolejne, trzeba usunąć albo zakończyć wcześniejsze planowanie lub przejść na PRO.

10. Rekomendowany przebieg

1. Ustal tytuł i cel spotkania.
2. Wybierz długość spotkania oraz realny zakres dni i godzin.
3. Wybierz zespół i uczestników, którzy powinni brać udział.
4. Wyślij link lub zaproszenia e-mail.
5. Poczekaj na odpowiedzi i sprawdź frekwencję na liście.
6. Otwórz heatmapę i wybierz najciemniejszy slot z najlepszym pokryciem.
7. Zatwierdź termin, zamknij planowanie i przekaż finalną datę zespołowi.